Wie stelle ich fest, welche Prozesse es im Unternehmen gibt, wie diese ablaufen, wer die Beteiligten sind und wo die Schnittstellen zu den verschiedenen Abteilungen liegen? Dafür stehen unterschiedliche Erhebungsmethoden zur Verfügung (Interview, Besichtigungsanalyse, Einschulungsmethode, …).
Für die Aufnahme des Ist-Prozesses in meinem derzeitigen Projekt, Garantieantrag bzw. –abwicklung, habe ich folgende zwei Methoden verwendet: Zum Einen die Dokumentenanalyse und zum Anderen die Triumviratsmethode.
Bei der Analyse der im Prozess verwendeten, erstellten und bearbeiteten Dokumente erhielt ich wertvolle Informationen, ohne dass die am Prozess beteiligten Mitarbeiter anwesend sein mussten. Da diese Analyse keine Aussagen über den Prozessablauf lieferte, habe ich im Anschluss den Prozess mittels Triumviratsmethode im Beisein der Mitarbeiter aus den Fachabteilungen im Modellierungstool ARIS modelliert. Großer Vorteil dieser Methode: Die Mitarbeiter können aktiv an der Prozessabbildung teilnehmen. Unklarheiten können sofort ausgeräumt und Verbesserungsvorschläge berücksichtigt werden. Außerdem steht am Ende der Erhebung ein fertiges Prozessmodell zur Verfügung.
Diese zwei Methoden verwende ich gerne – habe damit sehr gute Erfahrungen gemacht! ^ms
Fritz Mayer 
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