Die BPM – Software „Aktiviti“

Für viele Unternehmen ist es nicht schwer die Vorteile und Vorzüge von Geschäftsprozessmanagement zu erkennen. Die Auswahl und Anschaffung von geeigneten Werkzeugen ist hingegen oft ein sehr schwieriges und aufwändiges Unterfangen. Es gibt unzählige Anbieter von GPM Software welche sich sowohl im Preis als auch in den nutzbaren Funktionen sehr unterscheiden.

In diesem Beitrag möchte ich euch ein neues BPM Produkt vorstellen welches erst seit kurzem auf dem Markt ist. Es handelt sich um die Open Source Plattform www.activiti.org.

Seit März dieses Jahres ist die Open Source Plattform www.activiti.org online. Das Produkt basiert auf Java und wird unter der liberalen Apache- Lizenz veröffentlicht. Die Apache Lizenz ist für Softwarehersteller interessant, die Activiti in ihre eigenen Produkte einbetten wollen, da sie im Unterschied zu anderen Open Source Lizenzen eine größere Rechtssicherheit für die kommerzielle Verwendung bietet.Das System ist sehr stabil und „leichtgewichtig“ und eher ein offenes Framework als ein geschlossenes Softwareprodukt. Das System ist eine der ersten BPM Suiten welche den neuen Standard BPMN 2.0 umsetzen.

Auch für entsprechenden Support und Service wurde gesorgt. Die Firma Camunda Service GmbH aus Berlin bietet Consulting und Support zu Activiti an.

Mein Fazit:

Es handelt sich hier um ein wirklich ausgezeichnetes und sehr stabiles Produkt. Der Funktionsumfang ist sehr groß, was wiederum doch gute Kenntnisse im Umgang mit BPM Software voraussetzt. Da es sich um ein Open Source Produkt handelt ist das Potential für Unternehmen riesig, weil das Produkt sehr spezifisch an die Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden kann, was aber entsprechendes Fachwissen voraussetzt. Wer also nach einem Produkt mit großem Funktionsumfang sucht, dass Aufgabenspezifisch angepasst werden kann und über dementsprechendes technisches Know how verfügt, ist hier genau richtig. Ich bin überzeugt, dass dieses Produkt rasch sehr viele Anhänger finden wird.

^sg

Prozesserhebung

Wie stelle ich fest, welche Prozesse es im Unternehmen gibt, wie diese ablaufen, wer die Beteiligten sind und wo die Schnittstellen zu den verschiedenen Abteilungen liegen? Dafür stehen unterschiedliche Erhebungsmethoden zur Verfügung (Interview, Besichtigungsanalyse, Einschulungsmethode, …).

Für die Aufnahme des Ist-Prozesses in meinem derzeitigen Projekt, Garantieantrag bzw. –abwicklung, habe ich folgende zwei Methoden verwendet: Zum Einen die Dokumentenanalyse und zum Anderen die Triumviratsmethode.

Bei der Analyse der im Prozess verwendeten, erstellten und bearbeiteten Dokumente erhielt ich wertvolle Informationen, ohne dass die am Prozess beteiligten Mitarbeiter anwesend sein mussten. Da diese Analyse keine Aussagen über den Prozessablauf lieferte, habe ich im Anschluss den Prozess mittels Triumviratsmethode im Beisein der Mitarbeiter aus den Fachabteilungen im Modellierungstool ARIS modelliert. Großer Vorteil dieser Methode: Die Mitarbeiter können aktiv an der Prozessabbildung teilnehmen. Unklarheiten können sofort ausgeräumt und Verbesserungsvorschläge berücksichtigt werden. Außerdem steht am Ende der Erhebung ein fertiges Prozessmodell zur Verfügung.

Diese zwei Methoden verwende ich gerne – habe damit sehr gute Erfahrungen gemacht! ^ms

Hierarchie vs. Prozess?

Obwohl es die Vorträge der Social Media, Crowdsourcing und HR-Visionäre anders vermuten lassen: Gerade in großen Konzernen sind die Strukturen noch immer äußerst vertikal aufgestellt: Hierarchien, Budgetentscheidungen, Zuständigkeiten und Weisungsrechte sind bis ins kleinste Detail geklärt.

Heute trachten wir danach unsere Unternehmen immer mehr prozessorientiert aufzustellen. Derzeit arbeite ich zum Beispiel daran in meinem Unternehmen den Garantierantrag bis zur Abwicklung als Prozess abzubilden und die verantwortlichen Mitarbeiter dann als Prozessverantwortliche einzusetzen.

Naturgemäß führt dies zu Komplikationen! Denn die „alten“ Entscheidungsträger geben Ihre Vormachtstellung im Unternehmen nur ungern auf – Mitarbeiter haben so oft mehrere Vorgesetzte wobei nur unzureichend geklärt ist wer für gewisse Entscheidungen Weisungsrecht besitzt.

Interessanterweise denken die meisten Mitarbeiter bei Hierarchie an das Militär:

(Quelle: http://www.bmlv.gv.at/karriere/offizier/info/aktzahl.shtml)

Dabei wird allerdings eines vergessen: Gerade das Militär ist sogar sehr flexibel aufgestellt:

Es gibt den Prozess der Luftverteidigung, den Prozess der Pionierarbeit, etc. und bei einer gemeinsamen Aktion verschiedener Elemente werden „Projektgruppen“ gebildet die wiederum einen eigens bestellten Vorgesetzten besitzen welcher in diesem Fall weisungsberechtigt für die verschiedenen Elemente in seinem Team hat.

Eine gelebte Matrixorganisation also! Die Verwaltung der einzelnen „Divisionen“ ist zwar hierarchisch was im Sinne der gemeinsamen Ausbildung, Know-How, etc. gar nicht negativ ist, bei „Projekten“ wird aber sehr effizient die Organisationsform umgestellt!

Und eines kann man daher unseren Streitkräften nicht vorwerfen: Es weiß immer jeder wer der Chef ist!

mfg Fritz ^FH