Ist die Entscheidung für die Einführung von Geschäftsprozessmanagement erstmals gefallen, so ist bereits ein großer Schritt getan. Es gibt allerdings eine Menge Faktoren und Probleme die bis zur erfolgreichen Einführung noch berücksichtigt bzw. aus der Welt geräumt werden müssen.
Es ist oft am Beginn nicht klar, dass die Einführung von Geschäftsprozessmanagement auch viele Veränderungen im Unternehmen herbeiführt. Die Organisation verändert sich, d.h. anstatt Funktionen und Abteilugen wird nun in Prozessen gedacht, statt Abteilungsleiter gibt’s in Zukunft Prozessverantwortliche und im Controlling geht’s nicht mehr nur um Zahlen sondern auch um Zeiten und die Qualität von Prozessen, um nur einige Beispiele zu nennen. Diese Veränderungen müssen aber von den Mitarbeitern getragen und akzeptiert werden. Wenn die Belegschaft mit solchen Änderungen nicht umgehen kann, so ist das Projekt von vornherein zum Scheitern verurteilt.
Der Grund für die Einführung von Geschäftsprozessmanagement spielt bestimmt auch eine nicht zu unterschätzende Rolle. Wird GPM aufgrund von wirtschaftlichen Problemen eingeführt; fürchtet sich der Mitarbeiter möglicherweise um seinen Arbeitsplatz so wird vermutlich das Verständnis für Veränderungen größer sein. Es liegt somit an der Geschäftsführung und in weiterer Folge an den Führungskräften, die Mitarbeiter dementsprechend zu coachen und die Vorteile, welche zweifellos mit der Einführung von GPM einhergehen, in den Köpfen der Belegschaft zu verankern.
Grundsätzlich lässt sich sagen: „Es gibt keine Veränderung ohne Wiederstand“. Der springende Punkt ist, die verschlüsselte Botschaft, welche Wiederstand im Regelfall enthält, zu „entschlüsseln“. Wenn man weiß wo der Kern ist, kann man auch dementsprechend darauf reagieren. Die größte Gefahr ist diese Botschaft nicht zu beachten. In diesem Fall bleibt der Grund der Unzufriedenheit unberührt und konstruktives Arbeiten wird immer schwieriger und das wiederum gefährdet den Erfolg des Projektes.
Neben kompetenten und kooperativen Mitarbeiteren gibt es aber noch eine Menge anderer Erfolgsfaktoren wie z.Bsp.
- Kommunikation der Strategie sowie der Ziele und der Vorgaben
- Ausreichendes Budget
- Einbindung von Kunden
- Permanente Sensibilisierung und Integration der betroffenen Mitarbeiteren
- Umsetzung mit Projektmanagement
- Multidimensionale Steuerung (Kundenzufriedenheit, Zeit, Qualität, Kosten)
- …
Viele Faktoren können zum Misserfolg des Projektes führen. Es gilt diese Herauszufinden und dementsprechend darauf vorbereitet zu sein bzw. darauf zu reagieren. Folgende Punkte können sehr leicht zum Scheitern des GPM Projektes beitragen.
- Unrealistische Ziele
- Reine Kostenreduzierungsziele
- Mangelnde Management – Beteiligung
- Umfassende Wiederstände in der Organisation
- Unzureichende Mittel für die Umsetzung
- Vernachlässigung der Mitarbeiterbefürchtungen
- …
Die Liste ließe sich noch lange fortführen. Es liegt an vielen Faktoren ob ein GPM Projekt erfolgreich wird oder nicht. Das zentrale Thema sind aber die Mitarbeiter. Wenn es das Unternehmen/ das Management nicht schafft die Belegschaft für dieses Projekt zu gewinnen wird trotz unerschöpflichem Budget und den neuesten technischen Mitteln das Projekt scheitern. ^sg
Fritz Mayer 